Pet trikova za MS Word koji će vam olakšati život

Word koriste svi od učenika osnovnih i srednjih škola do najvećih pisaca i pesnika današnjice. Ovaj program je postao standardan u velikom broju poslovnih niša, ali nažalost i dalje postoje ljudi koji se na ovom digitalnom parčetu papira ne snalaze baš najbolje. Kako Word često koristimo za pisanje CV-jeva, motivacionih pisama, članaka za sajt i velikog broja drugih dokumenata, odlučili smo da sa vama podelimo nekoliko trikova koje će vam olakšati korišćenje ovog izvanrednog softvera.

Slučajno ste upalili CAPS LOCK?

Često nam se dešava da krenemo da kucamo tekst nesvesni da nam CAPS LOCK DUGME STOJI UPALJENO. Meni se dešavalo da to otkrijem posle nekoliko pasusa. Na svu sreću novije verzije Word-a imaju rešenje za sve naše probleme. Kad otkucate rečenicu ili dve u CAPS LOCK-u, u Home tab-u pronađite ikonicu sa velikim i malim slovom ’A’ (’Aa’).

Ako kliknete na ovu opciju pred vama će se otvoriti padajući meni sa nekoliko opcija za prepravku obeleženog teksta.

• Sentence case– stavlja velika slova na početak rečenice;
• lowercase– pretvara sva slova u mala;
• UPPERCASE– pretvara sva slova u velika (kao CAPS LOCK);
• Capitalize Each Word– dodaje prvo veliko slovo svakoj reči u rečenici (korisno za naslove na engleskom jeziku);
• tOGGLE cASE– format koji dobijete kad zaboravite da isključite CAPS LOCK, pa vam prvo slovo u rečenici bude malo, a sva ostala velika.

Sačuvajte dokument u PDF-u

Većina ljudi kad želi da pretvori Word dokument u PDF format koristi online generatore poput SmallPDF-a. Novije verzije Word-a (od 2013) imaju integrisanu opciju za čuvanje dokumenata u PDF formatu. Kako bi ovo uradili, prvo izaberite File opciju, pa onda u meniju koji se pojavi sa desne strane ekrana opciju Export i Create PDF/XPS. Ova opcija je posebno korisna pri izradi CV-a, pošto je običaj da se isti poslodavcima šalje isključivo u PDF formatu.

Preskočite start screen

Jedna od najdosadnijih pojava u novijim verzijama Word-a je start screen, koji nudi nekoliko redova template-a i pristup dokumentima koje ste ranije kreirali. Iako ovaj meni ponekad može biti koristan u većini slučajeva pri otvaranju programa želimo odmah da započnemo pisanje novog dokumenta, kao u stara dobra vremena. Ovaj korak možemo preskočiti tako što ćemo u File meniju, odabrati opciju Options. Tamo ćemo pronaći opciju ’Show the Start screen when this application starts’. Ako je ova opcija čekirana, start screen će nastaviti da nam iskače, a ako polje ispred nje ostavimo prazno, start screen se neće otvarati ubuduće.

Zaštitite vaš dokument

Bilo da radite u prebukiranoj kancelariji i delite kompjuter sa vašim kolegama ili pišete svoje tajne ljubavne dnevnike, ponekad ćete poželeti da zaštitite napisane dokumente i ograničite pristup istim. MS Word pruža nekoliko opcija za zaštitu vaših dokumenata.

Njih ćete pronaći u File meniju, pod opcijom Info. Ovde ćete naći Protect Document ikonicu, na koju kad kliknete otvoriće vam se padajući meni sa nekoliko opcija za zaštitu dokumenta na kom radite. Opcije su sledeće:

• Mark as final- ’Mark as final’ obeležava dokument kao finalnu verziju i svakom ko bude želeo da ga edituje izaćiće ovo obaveštenje, koje kaže kako je autor dokumenta obeležio ovu verziju kao poslednju i da ne želi da se ona edituje. Ipak ako pokušavate da editujete dokument sa istog naloga izaći će i opcija ’Edit Anyway’ koja će vam omogućiti da dokumentu dodate izmene.
• Encrypt with password- dokument možete zaštiti šifrom, u ovom slučaju pošto unesete šifru dva puta (enter i re-enter password), svaki sledeći put kad dokument bude otvaran korisnik će morati da unese istu šifru kako bi ga video.
• Restrict editing– ’Restrict editing’ vam omogućava da editovanje ograničite unošenjem velikog broja parametara. Možete se odlučiti da jednostavno zabranite editovanje dokumenta za sve korisnike koji ga budu otvorili u budućnosti, ili možete zabranu ograničiti samo za neke vrste promena, za određene korisnike itd.
• Restrict Access– ova opcija vam omogućava da zabranite editovanje, kopiranje i štampanje dokumenta. Ova opcija je veoma korisna za ljude koji žele da zaštite svoj rad, posebno u doba kad postoji velika opasnost od krađe autorskih prava. Da bi uključili ovu opciju morate da imate pristup Rights managment serverima.
• Add a digital signature– još jedan način da zaštitite vaš rad i intelektualnu svojinu je dodavanje digitalnog potpisa. Ovo možete uraditi u MS Word-u samo ako imate Windows ID.

Lako pronađite sinonime

Ponekad reči koje vam padnu na pamet ne mogu na najbolji mogući način da se ukope tekst ili mogu da pokvare melodičnost pesme ili proze koju pišete. Tada je najbolje koristiti sinonime. Ljudi koji se profesionalno bave pisanjem posebno na engleskom jeziku do sad su morali da traže sinonime na Google-u ili na Thesaurus sajtu, ali danas MS Word nudi ekstenziju koja automatski izlistava sinonime za svaku reč na koju kliknete. Osim sinonima Word vam nudi i direktan link ka stranici te reči na Thesaurus sajtu, ako želite malo više da istražite o njenom poreklu, korišćenju, sinonimima i antonimima.  Od Word-ove baze sinonima deli vas samo desni klik na reč koja vas zanima i klik na opciju Synonyms u meniju. Za sada ovu opciju možete koristiti samo pri pisanju dokumenata na engleskom jeziku.

Veliki broj trikova koje nude programi iz Microsoft-ovog Office paketa će vam definitivno uštedeti vreme  i olakšati život, a u buduće na našem sajtu možete očekivati još tekstova na ovu temu koji će takođe proučiti prečice koje imamo na raspolaganju pri korišćenju Excel-a, Power Point-a i drugih poznati programa koje koristimo u poslu.